Ainda tem reuniões improdutivas?

É verdade: ainda há reuniões de trabalho improdutivas. Com frequência tenho relatos acerca do tempo consumido em reuniões, não por serem desnecessárias, mas porque não respeitam os princípios básicos que constam de qualquer manual acerca do que deve estar presente na cabeça de quem marca e/ou conduz uma reunião.

Alguém me dizia que a sua avaliação de desempenho apontava como uma melhoria a gestão do tempo, para logo de seguida se perguntar: “como é que hei-de conseguir gerir o tempo se a maior parte dele é passado em reuniões onde nem preciso de estar?”

Outras pessoas falam do tédio que são as reuniões mensais de equipa. Sobretudo aquelas em que a opinião de cada um, quando há espaço para tal, é desvalorizada tendo como consequência a desistência quanto a expressá-la no futuro. São as reuniões autocráticas.

Num tempo em que se esbanjam palavras como eficiência e produtividade estes casos não parecem possíveis. Mas são. E assim, lembrei-me de partilhar os passos para uma reunião produtiva na era da Inteligência Artificial e que vêm da Cisco:

No entanto, para a transição ser mais suave, aqui vão os básicos a que me referia no início:

1. Crie uma agenda para a reunião que inclua: assunto/os a serem discutidos, hora de início e de fim e pessoas presentes (assegure que os convidados são todos imprescindíveis);
2. Envie essa agenda com a devida antecedência para que todos possam preparar-se;
3. Bloqueie telefones (se necessário estabeleça uma pausa para o efeito);
4. Quebre o gelo, mas não o deixe derreter (nada de ficar a relatar as férias, a notícia do dia…);
5. Dê a palavra a todos e faça reformulações;
6. Conclua a reunião em modo Quem faz o Quê Quando;
7. Garanta uma acta.

Boas reuniões!