As novas reuniões

 Em Cultura de Empresa, Desenvolvimento, Digitalização

“Nunca como agora as reuniões foram tão produtivas”, “estou a pensar mantê-las neste registo online, mesmo quando voltarmos a poder fazê-las presencialmente”, “e o tempo que consumíamos em viagens ou em esperas intermináveis em aeroportos?”, são frases que tenho ouvido durante esta quarentena a que estamos obrigados e que tem conduzido a tantas mudanças nos comportamentos dentro e fora das organizações.

O que é curioso, neste caso das reuniões online, é que as pessoas gostam do modelo porque adoptaram, naturalmente, as regras que são conhecidas – desde sempre – para que uma reunião seja eficaz. Senão vejamos:

  1. São convocadas as pessoas certas para a reunião.
  2. É estabelecida uma hora de início e de fim.
  3. A reunião tem objectivos definidos.
  4. Os participantes conhecem a agenda.
  5. As conversas paralelas são dispensadas – a isso obrigam as plataformas utilizadas – e as pessoas estão focadas no objectivo.
  6. A escuta é activada – mais uma vez a isso obrigam as plataformas utilizadas.
  7. Os telemóveis permanecem em silêncio ou estão a ser utilizados para a própria participação na reunião.
  8. É feito um resumo das decisões tomadas.

Lembra-se de quando uma reunião marcada para as 9:00, começava às 10:00 com uma conversa sem interesse que durava até às 11:00, em que a meio era convocado alguém que estava a fazer outra coisa mais importante, e que terminava às 12:30, a manhã de várias pessoas voava e nesse dia chegariam muito mais tarde a casa? Pertence ao passado.

Esperamos que num futuro breve possamos voltar a ter reuniões presenciais com as regras que adoptamos neste presente online.